Regelgevingen personeelsdossiers: zijn uw dossiers up-to-date?

Weet u hoe u op professionele wijze uw personeelsdossiers samenstelt? Voldoen ze aan de vele regelgevingen? Staan de juiste gegevens er in? Zijn ze ook correct vermeld? En heel belangrijk: werkt u hierbij volgens de AVG: de Algemene Verordening Gegevensbescherming? Dit privacy-vraagstuk wordt al snel ingewikkeld, zeker nu personeelsdossiers steeds vaker digitaal worden ingericht. Hierbij is de ondersteuning van een deskundig HR-adviseur erg gewenst. U weet zo zeker dat u alles perfect heeft geregeld. Hieronder de belangrijkste zaken die u moet weten.

Welke gegevens horen in het personeelsdossier?
Krijgt u professioneel advies voor Personeel en Organisatie, ofwel P&O, dan wordt al snel duidelijk dat u zich aan bepaalde regels moet houden. In uw personeelsdossiers mogen alleen bepaalde gegevens worden vastgelegd. Dit zijn de gegevens die nodig zijn voor de arbeidsovereenkomst en de afdracht van belastingen en premies. Hiertoe behoren het burgerservicenummer, functieprofiel, persoonlijk ontwikkelingsplan, kopie van het identiteitsbewijs, verlofoverzicht, salarisgegevens en verzuimfrequentie. Ook beoordelings- en functioneringsgesprekken mogen worden toegevoegd. Wat niet toegestaan is, zijn deze gegevens:

• etniciteit,
• godsdienst,
• politieke voorkeur,
• geaardheid,
• vakbondslidmaatschap
• medische gegevens.

Extra deskundigheid voor digitale personeelsdossiers
De steeds toenemende modernisering creëert nieuwe uitdagingen. Niet alleen voor u als werkgever, maar ook voor de partner die de HR-dienstverlening voor u verzorgt. Vooral als uw personeelsdossiers digitaal zijn. Dit is natuurlijk handig, maar ook veel gevoeliger. Wilt u voorkomen dat uw dossiers in verkeerde handen vallen, dan is advies over en verzorging van beveiliging met slimme technologie absolute noodzaak. Dus laat u hierover goed adviseren, zodat u op verantwoordelijke wijze omgaat met uw personeelsdossiers.

Belangrijk: informeer uw werknemers
Een bijkomende verantwoordelijkheid: houd uw personeel op de hoogte. U bent verplicht hen goed te informeren. Bijvoorbeeld over welke gegevens uw organisatie over hen verzamelt. Bovendien mag ieder werknemer zijn eigen personeelsdossier inzien. Hiernaast moet het mogelijk zijn om te kunnen protesteren tegen de wijze waarop u gegevens verzamelt, en welke. Over deze mogelijkheid moet u uw personeel tevens duidelijk informeren. Ook is er recht van bezwaar; dit kan relevant worden als gegevens gebruikt worden voor direct marketing. Daarnaast kunnen bijzondere persoonlijke omstandigheden reden voor bezwaar zijn. Bijvoorbeeld wanneer er door organisatieveranderingen een bekende toegang krijgt tot de dossiergegevens, en hierdoor de privacy in het geding komt.

Vrijblijvend advies over uw personele vraagstukken
Heeft u vragen over het inrichten van digitale personeelsdossiers? Of zoekt u een HR-adviseur die kan helpen bij projecten? Bent u benieuwd wat wij voor u kunnen betekenen? Neemt u dan telefonisch contact op met Werkxe. Wij zijn personeelsadviesorganisatie Werkxe die u helpt bij al uw personele vraagstukken. Voor ieder vraagstuk bieden wij een oplossing op maat. U kunt ons telefonisch bereiken via 088-7007730.